Digitalizzazione dei documenti della pubblica amministrazione: il Piano Triennale e le novità

Secondo la Comunicazione del 26 settembre 2003 della Commissione Europea, “l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni, coniugato a modifiche organizzative e all’acquisizione di nuove competenze al fine di migliorare i servizi pubblici ed i processi democratici e di rafforzare il sostegno alle politiche pubbliche”. Sono passati 17 anni da questo assunto e possiamo dire che la digitalizzazione dei documenti della Pubblica Amministrazione è una delle principali innovazioni che ha inciso sia sul piano dell’organizzazione dell’attività amministrativa sia su quello della disciplina delle singole procedure. Perciò sta contribuendo a riorganizzare e apportare benefici per i servizi amministrativi per il cittadino. La Pubblica Amministrazione sta vivendo un punto di svolta e può sfruttare le opportunità della digital transformation, soprattutto per quanto riguarda la digitalizzazione dei documenti.

L’e-government e la digitalizzazione dei documenti nella pubblica amministrazione 

Nel tempo la nozione di e-government (amministrazione digitale) si è profondamente evoluta in relazione al progresso delle Information and Communication Technologies (ICT) che costituiscono un settore nel quale i cambiamenti sono costanti e molto rapidi. Il percorso della digitalizzazione dei documenti nella pubblica amministrazione è iniziato con il Decreto legislativo n.82 del 7 marzo 2005 che ha sancito la nascita del Codice di Amministrazione Digitale (CAD). Il CAD si pone quindi come testo unico di riferimento per consolidare e organizzare tutte le norme necessarie a guidare l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione e permettere di digitalizzare i rapporti con le imprese e i cittadini. Parallelamente alla digitalizzazione si affianca la dematerializzazione, inteso come quel processo di eliminazione dei supporti cartacei per la gestione e la conservazione dei documenti. Uno dei principali driver di questa trasformazione digitale è permettere la formazione, la trasmissione e la corretta tenuta dei documenti elettronici in sostituzione del cartaceo. Questo può avvenire utilizzando nuovi strumenti a disposizione, tra i quali:

• La PEC (Posta Elettronica Certificata) per garantire l’avvenuta consegna, proprio come avviene con la raccomandata A/R;
• La posta elettronica standard per le comunicazioni veloci, in sostituzione dei servizi di posta ordinari;
• La firma elettronica avanzata e/o digitale in sostituzione della firma autografa.

Un altro elemento di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione riguarda l’adozione del protocollo informatico e dell’archivio digitale, per la protocollazione dei documenti in sostituzione alla precedente gestione dei documenti su carta. La digitalizzazione dei documenti della Pubblica Amministrazione ha come scopo principale, oltre alla riduzione dei costi e ad un incremento dell’efficienza nella gestione delle operazioni quotidiane, quello di avvicinare i servizi della PA ai cittadini, rimuovendo i vincoli fisici e abbattendo il tempo necessario per ottenere documenti e avviare pratiche. Il tutto in completa sicurezza e affidabilità, garantendo una gestione dei dati e dei documenti che si avvale di infrastrutture moderne e in conformità con le regolamentazioni vigenti, anche in tema di corretta gestione della privacy.

La digitalizzazione della pubblica amministrazione: il Piano Triennale

Il percorso di digitalizzazione prosegue oggi con il Piano Triennale per l’informatica della Pubblica Amministrazione, disposto dal Ministero dell’Innovazione Tecnologia e la Digitalizzazione, che promuove la digital transformation del settore pubblico e del Paese. In particolare vuole perseguire contenuti ed obiettivi della versione 2017-2019, con:

• Sostegno di un percorso che consenta la crescita digitale delle PA centrali e locali con un maggiore coinvolgimento della figura del Responsabile per la transizione al digitale;
• Definizione dei principi architetturali fondamentali, le regole di interoperabilità delle infrastrutture nazionali e il modello di collaborazione fra ecosistemi e piattaforme;
• Facilitazione del rapporto tra le amministrazioni pubbliche e il mercato, coinvolgendo anche gli operatori e le aziende private nell’elaborazione e nella proposta di servizi integrati ed interoperabili;
• Introduzione di un nuovo paradigma di riferimento per le iniziative di trasformazione digitale che individua le aree di intervento e l’impatto sugli interlocutori e gli attori principali del percorso: i cittadini, le imprese e la pubblica amministrazione.

Le novità della digitalizzazione dei documenti della Pubblica Amministrazione

• Entro il 28 febbraio 2021 è previsto che l’accesso a tutti i servizi digitali della Pubblica Amministrazione avvenga esclusivamente attraverso l’identità digitale SPID o la Carta d’Identità elettronica.
• Entro la stessa data gli uffici pubblici dovranno garantire l’accesso ai servizi digitali tramite l’applicazione “IO”, il canale unico di accesso a tutti i servizi della pubblica amministrazione
• SPID e Carta d’Identità elettronica saranno considerati come documento d’identità

Conclusioni La digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione deve essere accompagnata da una profonda riorganizzazione interna, in modo che ci sia un’apertura alle innovazioni digitali. A tal proposito è necessario puntare sulla formazione, non solo degli operatori, ma anche di un’intera classe politica di Amministratori, in modo da sviluppare una certa sensibilità verso la materia.